数据控制者
NiCo Digital Technologies OÜJärvevana tee 9
11314 Tallinn
爱沙尼亚
注册号：17465016
增值税号：EE103023641
电子邮件：nico@zsb-hg.de
当 NiCo Digital Technologies OÜ 自行决定个人数据处理的目的和方式时，其属于 GDPR 第4条第7项所称的数据控制者。若 NiCo 仅依据企业客户的书面指示处理个人数据，则 NiCo 可作为 GDPR 第28条所称的数据处理者。
适用范围与数据类别
本政策适用于公开网站、注册和登录、客户及员工账户、会议室、聊天和文件功能以及计费区域。根据具体使用情况，我们可能处理基本信息和联系方式、企业及合同信息、用户和权限信息、登录和会话信息、IP及连接数据、会议和参与者信息、聊天消息、上传文件、支付和发票信息以及技术安全和错误数据。
网站、托管与服务器日志
访问 NiCo 会议 时，可能会处理技术上必要的连接数据，例如 IP 地址、访问时间、请求的资源、HTTP 状态、传输数据量、来源页面、浏览器、操作系统以及技术错误信息。处理依据为 GDPR 第6条第1款(f)，用于安全稳定地提供平台、识别滥用或攻击及保障 IT 安全。
托管、基础设施、维护和备份可由经过审慎选择的服务商依据 GDPR 第28条作为受托处理者提供。技术日志原则上仅在运行、故障排除和安全所必需的期间保存；如发生安全事件、法律义务或法律请求，可延长保存期限。
注册、客户账户与合同履行
企业注册时，我们处理企业名称、法律形式、地址、国家、增值税号或税号、联系人、电话、电子邮件及身份验证所需信息。密码不会以明文保存，而是采用适当的单向哈希方式存储。
主要法律依据为 GDPR 第6条第1款(b)。为证明合同订立、条款接受或履行发票保存义务，也可能依据第6条第1款(c)及(f)保存相关资料。企业管理员可以创建和管理员工账户；如企业客户属于数据控制者，则由其对所录入员工数据的合法性负责。
会议、摄像头、麦克风与 WebRTC
参加会议时，会处理参与者姓名、会议和会话标识、技术连接数据，并在用户授权后处理摄像头、麦克风和屏幕数据。当前系统通过 WebRTC 在参与设备之间传输音视频；NiCo 服务器主要用于身份验证、参与者管理和连接信令。
当前系统不会自动进行永久性音频或视频录制。对于合同用户，处理依据通常为 GDPR 第6条第1款(b)；对于受邀参与者，可能依据第6条第1款(f)或邀请企业所确定的其他合法依据。
用于 WebRTC 连接的 Google STUN
为了确定合适的网络路径，当前 WebRTC 配置使用 STUN 服务 stun.l.google.com:19302。建立连接时，公共 IP 地址、端口以及技术网络信息可能被传输至该 STUN 服务。
在欧洲经济区内，提供方通常为 Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland。Google 集团内部处理或向第三国传输数据，可能依据 Google 所采用的数据保护机制进行。我们认为，该处理可依据 GDPR 第6条第1款(f)，因为 STUN 在不同网络之间可靠建立用户请求的 WebRTC 音视频连接方面具有技术必要性。
聊天、参与者列表与文件
聊天消息可能连同发送者姓名、所属会议及时间戳保存，以便向会议参与者提供。上传文件可能连同文件名、大小、技术类型、发送者和所属会议保存。根据具体关系，法律依据为 GDPR 第6条第1款(b)或(f)。
用户仅可上传或发送其有权处理和分享的内容。已保存的会议内容在不再提供服务所需且不存在法定保存或举证义务时删除；永久企业房间或个人房间内的内容可在相应房间或账户持续使用期间保存。
屏幕共享、照片与文档摄像头
在设备支持的情况下，NiCo 会议 可提供屏幕共享、展示静态图片以及将摄像头用作文档摄像头。上述功能仅在用户主动操作并授予设备权限后启动。图片和屏幕数据在实时 WebRTC 传输过程中处理；系统不计划自动进行永久性录制。
会话 Cookie 与终端设备访问
NiCo 会议 使用技术上必需的会话机制，尤其是 PHP 会话 Cookie，以实现登录、权限控制和安全会话状态。为提供用户明确请求的数字服务而确有必要时，对终端设备中信息的存储或访问依据德国 TDDDG 第25条第2款；后续个人数据处理尤其依据 GDPR 第6条第1款(b)或(f)。
NiCo 会议 当前不依赖分析或营销 Cookie。若未来使用非必要 Cookie 或类似跟踪技术，将在启用前取得法律要求的同意。
计费与 PayPal
为开具发票和处理付款，我们依据 GDPR 第6条第1款(b)和(c)处理合同、发票、税务、付款状态及交易信息。若选择 PayPal，支付所需数据将传输至 PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg。PayPal 对其支付服务范围内的数据处理依其自身隐私规则承担责任。
代表企业客户进行处理
若企业客户决定参与者、员工或客户数据处理的目的和方式，而 NiCo 仅依其指示处理相关数据，则在需要时双方将依据 GDPR 第28条签订数据处理协议。企业客户仍负责自身处理的合法依据、透明度义务及向 NiCo 发出的指示。
数据接收方与国际传输
数据接收方可能包括托管和基础设施服务商、IT和维护服务商、电子邮件和支付服务商、会计师或顾问，以及法律要求下的公共机构。访问权限仅限于必要范围。
向欧洲经济区以外传输个人数据，仅在符合 GDPR 第44条及后续条款的条件下进行，例如依据充分性决定、欧盟标准合同条款或其他有效保障措施。上述 Google STUN 的使用可能涉及此类处理。
保存期限
个人数据仅在实现相应处理目的所需期间保存。合同和发票信息可能依据商业和税务法规规定的法定期限保存。账户、会议、聊天和文件数据在不再需要时删除或匿名化，但须遵守法律义务、安全要求以及法律请求的提出、行使或抗辩需要。
数据安全
我们依据 GDPR 第32条采取适当的技术和组织措施，包括 HTTPS/TLS 加密传输、访问限制、角色和权限体系、安全密码哈希、安全更新、备份及防止未授权访问的措施。电子通信无法保证绝对安全。
您的权利
在符合法律条件的情况下，数据主体享有访问权（第15条）、更正权（第16条）、删除权（第17条）、限制处理权（第18条）、数据可携权（第20条）以及反对权（第21条）。依据 GDPR 第7条第3款，同意可随时撤回并仅对未来生效。
请求可发送至 nico@zsb-hg.de。
投诉权
依据 GDPR 第77条，您可以向有管辖权的数据保护监管机构投诉，例如您通常居住地、工作地或涉嫌侵权行为发生地的机构。就本公司注册地址而言，尤其可向 Andmekaitse Inspektsioon（Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia）投诉。
自动化决策
NiCo 会议 的正常使用不会产生 GDPR 第22条意义上仅基于自动化处理并对个人产生法律或类似重大影响的决策。
隐私政策变更
如法律要求、技术功能、服务提供商或处理活动发生变化，我们可能更新本隐私政策。适用在门户中当时发布的版本。