Persónuverndarstefna

Ábyrgðaraðili

Skráningarnúmer: 17465016
VSK-númer: EE103023641
Netfang: nico@zsb-hg.de

NiCo Digital Technologies OÜ er ábyrgðaraðili í skilningi 7. tölul. 4. gr. GDPR þegar NiCo ákveður tilgang og aðferðir vinnslu. Þegar NiCo vinnur persónuupplýsingar eingöngu samkvæmt skjalfestum fyrirmælum fyrirtækjaviðskiptavinar getur NiCo verið vinnsluaðili samkvæmt 28. gr. GDPR.

Gildissvið og flokkar gagna

Stefnan gildir um opinbera vefsvæðið, skráningu og innskráningu, viðskipta- og starfsmannareikninga, fundarherbergi, spjall, skrár og reikningagerð. Eftir notkun vinnum við meðal annars tengiliða- og grunnupplýsingar, fyrirtækja- og samningsgögn, notenda- og heimildagögn, innskráningar- og lotugögn, IP- og tengigögn, fundar- og þátttakendagögn, skilaboð, upphlaðnar skrár, greiðslu- og reikningsgögn og tæknileg öryggis- og villugögn.

Vefsvæði, hýsing og netþjónaskrár

Við aðgang að NiCo Fundur kunna tæknilega nauðsynleg tengigögn að vera unnin, svo sem IP-tala, tími aðgangs, umbeðin auðlind, HTTP-staða, gagnamagn, tilvísun, vafri, stýrikerfi og tæknilegar villur. Vinnslan byggist á f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR vegna öruggs og stöðugs reksturs, misnotkunarvarna og upplýsingatækniöryggis.

Valdir þjónustuaðilar fyrir hýsingu, innviði, viðhald og afritun geta unnið gögn sem vinnsluaðilar samkvæmt 28. gr. GDPR. Tæknilegar skrár eru aðeins geymdar eins lengi og nauðsynlegt er fyrir rekstur, bilanagreiningu og öryggi nema öryggisatvik, lagaskylda eða réttarkrafa krefjist lengri geymslu.

Skráning, viðskiptareikningur og samningur

Við fyrirtækjaskráningu vinnum við fyrirtækjaheiti, rekstrarform, heimilisfang, land, VSK-/skattaupplýsingar, tengilið, síma, netfang og auðkenningargögn. Lykilorð eru ekki geymd sem hreinn texti heldur með viðeigandi einátta hakki.

Meginheimild er b-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR. Gögn um samningsgerð, samþykki skilmála og reikninga kunna einnig að vera varðveitt samkvæmt c- og f-lið. Stjórnendur fyrirtækja geta stofnað og stjórnað starfsmannareikningum; fyrirtækjaviðskiptavinurinn ber ábyrgð á lögmæti starfsmannagagna þegar hann er ábyrgðaraðili.

Fundir, myndavél, hljóðnemi og WebRTC

Við þátttöku í fundi eru unnin nafn þátttakanda, auðkenni fundar og lotu, tæknileg tengigögn og, eftir leyfi notanda, myndavélar-, hljóðnema- og skjágögn. Hljóð og mynd eru í núverandi kerfi send með WebRTC milli endabúnaðar þátttakenda; NiCo-netþjónninn er einkum notaður fyrir auðkenningu, þátttakendastjórnun og merkjasendingu tengingar.

Núverandi kerfi gerir ekki sjálfvirka varanlega hljóð- eða myndupptöku. Fyrir samningsnotendur byggist vinnslan á b-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR; fyrir boðna þátttakendur getur hún byggst á f-lið eða þeirri heimild sem boðandi fyrirtæki ákveður.

Google STUN fyrir WebRTC-tengingu

Til að finna hentuga netleið notar núverandi WebRTC-stilling STUN-þjónustuna stun.l.google.com:19302. Við tengingu kunna opinber IP-tala, gátt og tæknilegar netupplýsingar að berast þjónustunni.

Þjónustuveitandi innan EES er almennt Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írlandi. Vinnsla innan Google-samstæðunnar eða flutningur til þriðju landa getur farið fram samkvæmt verndarráðstöfunum Google. Að okkar mati byggist vinnslan á f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR þar sem STUN er tæknilega nauðsynlegt til að koma á áreiðanlegri WebRTC-tengingu milli ólíkra neta.

Spjall, þátttakendalistar og skrár

Spjallskilaboð kunna að vera geymd með nafni sendanda, tengingu við fund og tímastimpli. Upphlaðnar skrár kunna að vera geymdar með heiti, stærð, tæknilegri gerð, sendanda og fundartengingu. Heimild er eftir aðstæðum b- eða f-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR.

Notendur mega aðeins senda efni sem þeir hafa heimild til að vinna og deila. Geymdu fundarefni er eytt þegar þess er ekki lengur þörf og engin lagaleg varðveislu- eða sönnunarskylda stendur í vegi; efni í varanlegum fyrirtækja- eða einkaherbergjum getur verið geymt meðan herbergi eða reikningur er í notkun.

Skjádeiling, ljósmynd og skjalamyndavél

Þar sem búnaður styður það býður NiCo Fundur upp á skjádeilingu, sýningu kyrrmynda og notkun myndavélar sem skjalamyndavélar. Aðgerðir hefjast aðeins eftir virka aðgerð og leyfi notanda. Mynd- og skjágögn eru unnin meðan WebRTC-sending stendur; sjálfvirk varanleg upptaka er ekki fyrirhuguð.

Lotukökur og aðgangur að búnaði

NiCo Fundur notar tæknilega nauðsynlega lotubúnað, einkum PHP-lotukökur, fyrir innskráningu, heimildir og örugga lotustöðu. Nauðsynleg geymsla eða aðgangur að upplýsingum á endabúnaði byggist á § 25(2) TDDDG; síðari vinnsla persónuupplýsinga byggist einkum á b- eða f-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR.

NiCo Fundur krefst nú ekki greiningar- eða markaðskaka. Verði óþarfar rakningartækni tekin upp síðar verður lagalegs samþykkis aflað áður en hún er virkjuð.

Reikningagerð og PayPal

Fyrir reikninga og greiðslur vinnum við samnings-, reiknings-, skatta-, greiðslustöðu- og færslugögn samkvæmt b- og c-lið 1. mgr. 6. gr. GDPR. Sé PayPal valið eru nauðsynleg greiðslugögn send til PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg. PayPal ber sjálft ábyrgð á vinnslu innan greiðsluþjónustu sinnar samkvæmt eigin persónuverndarreglum.

Vinnsla fyrir fyrirtækjaviðskiptavini

Þegar fyrirtækjaviðskiptavinur ákveður tilgang og aðferðir vinnslu þátttakenda-, starfsmanna- eða viðskiptavinagagna og NiCo vinnur þau aðeins samkvæmt fyrirmælum hans gera aðilar, þegar þörf er á, vinnslusamning samkvæmt 28. gr. GDPR. Viðskiptavinurinn ber áfram ábyrgð á eigin lagastoð, upplýsingaskyldu og fyrirmælum.

Viðtakendur og flutningur milli landa

Viðtakendur geta verið hýsingar- og innviðaaðilar, upplýsingatækni- og viðhaldsaðilar, tölvupósts- og greiðsluþjónustur, bókarar/ráðgjafar og stjórnvöld þegar lög krefjast. Aðgangur er takmarkaður við það sem nauðsynlegt er.

Flutningur utan EES fer aðeins fram ef skilyrði 44. gr. og áfram GDPR eru uppfyllt, til dæmis með fullnægjandi ákvörðun, stöðluðum samningsákvæðum eða annarri gildri tryggingu. Notkun Google STUN sem lýst er að framan getur falið í sér slíka vinnslu.

Geymslutími

Persónuupplýsingar eru aðeins geymdar eins lengi og nauðsynlegt er fyrir viðkomandi tilgang. Samnings- og reikningsgögn kunna að vera varðveitt samkvæmt lögbundnum viðskipta- og skattareglum. Reiknings-, fundar-, spjall- og skráargögnum er eytt eða þau gerð ópersónugreinanleg þegar þeirra er ekki lengur þörf, með fyrirvara um lagaskyldur, öryggi og réttarkröfur.

Gagnaöryggi

Við beitum viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum samkvæmt 32. gr. GDPR, meðal annars HTTPS/TLS-dulkóðun, aðgangsstýringu, hlutverkum og heimildum, öruggu lykilorðahakki, öryggisuppfærslum, afritum og vörnum gegn óheimilum aðgangi. Ekki er hægt að tryggja algert öryggi rafrænna samskipta.

Réttindi þín

Að uppfylltum lagaskilyrðum eiga skráðir einstaklingar rétt til aðgangs (15. gr.), leiðréttingar (16. gr.), eyðingar (17. gr.), takmörkunar (18. gr.), gagnaflutnings (20. gr.) og andmæla (21. gr. GDPR). Samþykki má afturkalla hvenær sem er til framtíðar samkvæmt 3. mgr. 7. gr.

Beiðnir má senda á nico@zsb-hg.de.

Réttur til að kvarta

Samkvæmt 77. gr. GDPR má leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, meðal annars þar sem þú býrð venjulega, starfar eða þar sem meint brot átti sér stað. Fyrir skráð aðsetur okkar er einkum Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn, Eistlandi, lögbært.

Sjálfvirkar ákvarðanir

Venjuleg notkun NiCo Fundur felur ekki í sér ákvarðanir sem byggjast eingöngu á sjálfvirkri vinnslu og hafa lagaleg eða sambærilega veruleg áhrif í skilningi 22. gr. GDPR.

Breytingar á stefnunni

Persónuverndarstefnan kann að vera uppfærð ef lög, tæknilegar aðgerðir, þjónustuveitendur eða vinnsluaðgerðir breytast. Sú útgáfa sem birt er í gáttinni hverju sinni gildir.